المحتويات
من أهم المهارات لكتابة محضر الجلسات
تعد كتابة محاضر الجلسات أحد مجالات الكتابة الوظيفية ، وهذا النوع من الكتابة يعتمد على التسجيل الصادق والتنظيم الأمين لما حدث في الاجتماعات والمجالس ، وتتطلب كتابة محضر الجلسات العديد من المهارات والتي يجب ان تتوفر في الكاتب ،اذ انه لا يمكن ان يتك الطلب من اي شخص القيام بهذه المهمة ،فهي تعد واحدة من الاشياء التي يجب مراعاتها عند القيام بعقد الاجتماعات المختلفة ،لانه اذا اتم توفر العناصر المطلوبة ،فان ذلك يضمن الوصول للاهداف المطلوبة بسرعة وبوضوح وشمولية اكثر ،وذلك من خلال محاضر الاجتماعات.
ما هي أهميّة مهارات الكتابة؟
- إتاحة الفرصة لصاحبها كب يعبّر عن أفكاره وآرائه ومشاعره بسهولة ووضوح.
- هي واحدة من أهمّ متطلبات عملية التواصل الرسمي أو الشخصي على حدّ السواء.
- تمكين صاحبها من إعداد أيّ نوع من أنواع المحتوى التي قد تُطلب منه.
- تحفيز الإبداع والتميّز في النماذج الكتابية المختلفة.
من أهم المهارات لكتابة محضر الجلسات اجابة السؤال
يذكر هنا بانه ومن خلال محاضر الاجتماعات المختلفة والمتنوعة ،فانه يتم القيام بتحديد القرارات والاجراءات والتي يتم تسجيلها خلال هذه اللقاءات ،والذي يسمي بمحضر الاجتماعات ،وذلك من اجل مراجعة مدي التوافق بين القرارات ومحاضر الاجتماعات والتي يتم التوصل اليها خلال هذه الاجتماعات .
الاجابة :
- القدرة علي الفهم والاستيعاب وحضور الذهن والبديهة
- القدرة علي التعبير السليم عما يطرح من موضوعات
- القدرة علي تسلسل الافكار وترابطها
- القدرة علي التخليصغير المخل بالافكار المطروحة
- الالتزام بالشكل العام المتعارف عليه لمحضر الاجتماع .
أهمية محاضر الاجتماعات:
- يعد محضر الاجتماع رصدًا كتابيًا وتوثيقًا دقيقًا لما يدور في تلك الاجتماعات.
- التوصل إلى قرارات جماعية تتسم بالنضج والعمق والصدق والموضوعية.
- إتاحة الفرصة للموظفين حديثي الخبرة بالاستفادة ممن هم أقدم منهم خبرة وممارسة وتجربة.
- رفع معنويات الأعضاء المشاركين من خلال إتاحة الفرصة لهم للتعبير عن آرائهم وأفكارهم والمشاركة في صنع القرارات
- توثيق ما يدور في الاجتماعات الرسمية للعودة إليه عند الحاجة.
مهارات كتابة محاضر الجلسات:
- القدرة على الفهم والاستيعاب وحضور الذهن والبديهة.
- القدرة على التعبير السليم عما يطرح من موضوعات.
- القدرة على تسلسل الأفكار وترابطها.
- القدرة على التلخيص غير المخل بالأفكار المطروحة.
- الالتزام بالشكل العام المتعارف عليه لمحضر الاجتماع.
- الترابط أثناء عرض الموضوعات المدرجة في جدول الأعمال.
- كتابة مسودة للجلسة بعد انتهائها؛ لمراجعتها.
كيفية كتابة محاضر الجلسات:
لكتابة محاضر الجلسات عدة عناصر منها:
- اسم المؤسسة أو القسم الذي عقد فيه الاجتماع.
- العنوان، ويشمل: محضر اجتماع لجنة… رقم الجلسة….
- البيانات التوثيقية.
- تاريخ ومكان الاجتماع.
- مكان الاجتماع.
- اسم رئيس الاجتماع.
- أسماء الحاضرين، والمعتذرين، والمتغيبين.
- عرض المحضر السابق.
- كتابة قرار المجلس.
- غلق محضر الاجتماع.
- التوقيعات.